Lidt om intern IT

Hos kontorartikler er vi vilde med IT systemer. Det kan måske under dig, for når du kigger rundt omkring på vores shop, så finder du ikke ret mange IT produkter. Årsagen er at vi ikke som sådan er vilde med IT produkter, men IT løsninger er fremtiden for os. Jo mere der kan løses af et eller andet IT system, jo bedre, og jo billigere kan vi sælge kontorartikler til vores kunder. I Danmark er vores største ulempe omkostningerne til medarbejdere, derfor bliver det virksomheder der har styr på automatiseringen der vil have en klar fordel. I hvert tilfælde hvis man ligesom os gerne vil sælge kontorartikler til danske forbrugere og virksomheder. I disse tider kan man med ganske få klik få leveret sine kontorartikler fra den anden side af kloden inden for 24 timer, og jo mere globaliseringen sætter ind, jo mere bliver vi ramt på hvor dyrt det er at have en dansk medarbejder. Her hos kontorartikler tror vi dog på at vi kan løse dette ved at lave smartere IT systemer, som bedre og hurtigere kan løse opgaven for os. Derved kan vi fortsat levere kontorartikler fra Danmark til konkurrence dygtige priser.
 

Shoppen er det vigtigste

Et af de systemer vi selvfølgelig er mest afhængig af, er vores shop system. Uden en front-end til kunderne hvor de kan bestille deres kontorartikler, så sælger vi hverken tilbudsmapper, hulmaskiner eller andre kontorartikler til nogen som helst i Danmark. Men shop systemer er der mange der laver, og det er de meget bedre til end vi er. Derfor har vi valgt at outsource denne del til smart-web. De er 100 gange bedre til dette end vi er. Men vores på vores backbone system kan vi gøre en forskel. Vi har jo tidligere snakket om at dropship er fremtiden. Kontorartikler kan ligeså godt blive leveret direkte fra leverandørens lager, som fra vores eget lager med kontorartikler. Nogle kontorartikler koster alt for meget at have på lager selv, og disse produkter kan lige så vel leveres fra vores leverandørers lager.
 

Vores interne system hos kontorartikler

Men levering fra ekstern lager koster ressourcer. Der kan gå rigtig meget tid med at fremsende en ordre, og holde styr på status af de forskellige produkter. Derfor er det her at vi mener vi kan være smartere end vores konkurrenter. Vores egen interne IT afdeling arbejder konstant med en opgradering af systemet til dette, og det er efter hånden ved at blive et godt kompliceret system. Hvis vi som eksempel tænker os at der kommer en ordre ind på kontorartikler, så importeres denne ordre automatisk ind i vores system. Her ligger ordren klar til levering. Hvis ordren består af nogle kontorartikler som ikke kan leveres fra vores eget lager, så sendes den del af ordren videre til pågældende leverandør, som herefter sender varerne direkte til kunden. Hvis kontorartiklerne kan leveres fra eget lager, så læses den direkte ind i vores WMS system, og leveres herfra.
 
Når kontorartiklerne er leveret til kunden, står ordren klar til fakturering. Herefter køres en faktura ud til kunden og sendes automatisk på mail. De kontorartikler som der er trukket fra vores eget lager, bliver trukket i beholdning. Hvis beholdningen af pågældende kontorartikel kommer under et minimum, dannes en ny indkøbs ordre og sendes pr. mail til vores leverandør. På den måde har vi hele tiden fuldstændig styr på hvad der leveres hvorfra, og vi ved hele tiden nøjagtig hvilke kontorartikler vi har på lager. Der hvor udfordringen kommer, er at vi ikke har godt nok oversigt over hvad vores leverandører har på lager. Derfor er der en gang imellem hvor vi må skuffe vores kunde fordi vi ikke kan sendes deres kontorartikler til dem med det samme. Men det er heldigvis ikke så tit det sker.
 
Således tror vi på at vi via IT system kan blive bedre til logistik delen, og på den måde levere den korrekte mængde kontorartikler på det rette sted til rette tid, og stadig have fuld gennemsigtighed over vores logistik med et minimum af lager.