Manglende betalinger hos kontorartikler

Manglende indbetalinger for køb af kontorartikler

Vi bruger tid på opfølgning på indbetalinger til kontorartikler og emballage shoppen. Om opkrævningen så er på faktura eller med betalingskort er ikke så afgørende opfølgningen skal gøres og helst ofte. Vi oplever desværre kunder, som ikke kan eller vil betale for de varer vi har sendt til dem. Som regel er beløbet ikke så store, men det er stadigt meget belastende for virksomhedens økonomi og specielt en mindre af slagsen som vores. De kontorartikler eller den emballage vi sender ud, er ikke pålagt en stor avance, som ville give luft i likviditeten når vi oplever at betalingerne udebliver. Derfor følger jeg op, måske ikke dagligt, men tæt på.
 

Betalingspåmindelse på køb af f.eks. kontorartikler

Jeg oplever en gode effekt af at sende en betalingspåmindelse kort tid efter betalingsfristen er udløbet.  Påmindelsen på manglende betaling af kontorartikler eller emballage sendes på mail til vores slutkunde. Der er altså tale om en enkelt og let metode, som jeg bruger som påmindelse overfor de kunder der ikke betaler til tiden. De har jo modtaget de kontorartikler de mangler og er formentligt godt tilfreds med dem. Det eneste der mangler ”bare” lidt penge til den stakkels emballage pusher.

Regnestykket omkring tab ved manglende betaling har vi ikke opgjort. En sådan opgørelse ville kræve en timeregistrering, som vi ikke pt. har indført. Dog kunne det være interessant hvor mange forsendelser af emballage og kontorartikler der skal til før der er en dårlig betaler i vores virksomhed. Man kunne sammenholde antallet af kuglepenne og papkasser med antallet af ordre på kontorartikler og således for tal for hvornår det giver mening at følge op og hvornår det ikke er rentabelt.

Efter betalingspåmindelsen er afsendt følger jeg derefter op med én rykkerskrivelse også sendt pr. mail med en venlig, men bestemt, tekst at vi hos kontorartikler gerne vil have betalingen nu. At vores kontorartikler ikke er gratis ect. Jeg synes selv teksten er rimelig skarp i tonen, men også venlig og forstående. Teksten stammer fra vores samarbejdspartner DKS – Dansk Kreditor Service, dem kommer jeg tilbage til. Denne rykker giver som regel de sidste indbetalinger. Derfor er der lidt på kistebunden til indkøb af nye kontorartikler.
 

Inkassoskrivelse på manglende indbetaling

Virker det ikke med en rykker, er næste og sidste skridt for os hos kontorartikler at sende et inkassobrev. Dette brev er udformet efter retningslinjer, som også stammer fra foromtalte inkassofirma brevet giver skyldneren 10 hverdage til at få den udestående betaling indbetalt på vores konto. Her gøres for første gang opmærksom på vores samarbejde med inkassofirmaet. Vi har besluttet at vi som firmaet kontorartikler først vil forsøge med egne midler at få vores kunder til at betale. Inden vi truer med inkasso. Om dette er den mest virksomme tilgang er jeg noget usikker på men det virker som den mest humane og venlige metode. Den passer under alle omstændigheder bedst til stilen hos www.kontorartikler.nu.

Sidste skridt er inkasso, der som jeg tidligere har beskrevet udføres af en ekstern samarbejdspartner. Hos kontorartikler har vi valgt firmaet DKS, til at varetage dette arbejde for os. Vi kontakter ikke vores kunder efter inkassoskrivelsen og lader efter fristen DKS overtage inddragelsen af den forfaldne faktura.