Kontorartikler satser på nye teknologi

Mange af de store virksomheder har I dag fokus på optimeret og elektronisk kommunikation med sine samarbejdspartnere. Desværre er det stadig en omkostningsfuld affære og derfor er der ikke så mange af de små virksomheder som eksempelvis os hos kontorartikler, der kan drive fordel af dette. Men flere og nye værktøjer er undervejs, så det i fremtiden vil blive billigere at tale elektronisk med sine kunder og leverandører.
 

Hvad er EDI.

EDI er en forkortelse af Electronic data interchange. Kort og godt dækker det over når data mellem virksomheder udveksles elektronisk. Hermed mener man ikke mail. Selv om en mail med et PDF dokument vedhæftet kan betragtes som elektronisk data, så er det ikke at betragte som EDI. Når man taler om EDI så menes det at data udveksles mellem systemer uden at nogen skal taste data ind i systemerne. Så når vi hos kontorartikler udsender faktura på PDF vedhæftet en mail, så er der altså ikke tale om EDI.
 

Et eksempel på EDI

Lad os sige at kontorartikler sender en ordre til en af vores leverandører. Ordren sendes i et struktureret format, dette kunne eksempelvis være EDIFACT96, som er et godt gammelt velkendt format. Filen sendes ud af systemet hos kontorartikler, uploades til en FTP hvor den hentes af pågældende leverandør. Leverandøren indlæser ordren på kontorartikler ind i sit system, hvor den automatisk bliver til en salgs ordre. Brugeren der indlæser den taster hverken varenumre, ordre nummer eller leveringsadresse. Alle data indlæses helt automatisk fra filen og ind i systemet. Leverandøren sender herefter en ordre bekræftelse retur til kontorartikler systemet, hvor ordre bekræftelsen indlæses på indkøbs ordren. Dette sker igen uden at der er nogen form for indtastning eller andet. Alt bliver indlæst automatisk. I sidste ende bliver der sendt en faktura. Her gælder akkurat det samme igen.
 

Yderligere funktionalitet

Hvis systemerne fungerer helt optimalt, så er der ingen der behøver at godkende fakturaen før den betales. Alt bliver matchet op på ondkøbsnummer, og pris kontorl m.m. kan godkendes i forhold til de priser man har gemt på indkøbsordren. Det vil sige at hvis alt er optimeret, er der ingen der behøver at se nogen af dokumenterne før de behandles og godkendes. Dermed sparer man en masse arbejdstid på tastning og kontrol af data. Alt kører automatisk.
 

Ikke mange virksomheder bruger dette

Da en så optimeret løsning ofte kræver en masse programmering og speciel setup, kan det være hamrende dyrt at udvikle disse løsninger. Der er eksempler på at optimerede integrationer kan koste flere hundrede tusinde kroner. Derfor er det sjældent at mindre virksomheder sigter efter denne slags løsninger. Investeringen er simpelthen for høj i forhold til den mængde dokumenter der løber igennem. Heldigvis har vi her hos kontorartikler en masse inhouse viden omkring EDI. Og dermed ved vi at vi kan sende kontorartikler i front når store virksomheder i fremtiden ønsker at indkøbe kontorartikler.
 

Nye værktøjer er undervejs

Der findes dog flere og flere virksomheder som specialiserer sig i at lave standard løsninger til dette som kan bruges til de mest gængse økonomi systemer. En af dem som nok kommer tættest på en fuld automatiseret løsning, er EDIBiz. Du kan læse mere om denne løsning hos Kinedic.dk.
 

Vi satser på ny teknologi

Hos kontorartikler er vi meget opmærksomme på disse nye løsninger der vil komme i fremtiden. En af vores strategier er at vi skal være i front med de tekniske løsninger. Når nogen af vores fremtidige store kunder ønsker at kunne integrerer og optimere supply chain til indkøb af kontorartikler, så vil vi være i front.